Najważniejsze obowiązki organizacji pozarządowej w styczniu

Dla organizacji pozarządowych styczeń to czas wielu obowiązków, najczęściej związanych ze starym rokiem. Przedstawiamy te, o których liderzy organizacji absolutnie nie mogą zapomnieć. Co właśnie teraz koniecznie trzeba zrobić i na co przy tym uważać. Warto zapoznać się z tymi informacjami.

Najważniejsze dla organizacji pozarządowych sprawy w styczniu to:

1) Sprawozdania – przede wszystkim z realizacji zadań publicznych
2) Roczne deklaracje PIT – dla NGO, które zatrudniają pracowników lub współpracowników
3) Podjęcie decyzji o rodzaju prowadzonej księgowości (uproszczona czy zwykła?)
4) Uaktualnienie planu kont księgowych

Liderko, liderze, zarządzie organizacji, to naprawdę musicie sprawdzić!

OBOWIĄZEK 1: Sprawozdania z realizacji zadań publicznych

Styczeń jest miesiącem składania sprawozdań z realizowanych zadań publicznych. Oczywiście obowiązek ten dotyczy tych organizacji pozarządowych, które realizowały projekty ze środków publicznych (np. samorządowych) do końca grudnia 2017 r. Choć obowiązek ten może dotyczyć także innych grantów (nie tylko środków przekazywanych przez administrację publiczną).

Termin złożenia sprawozdania jest określony w umowie – sprawdź to! Zwykle to 30 dni od zakończenia realizacji zadania, czyli dla zadań zakończonych 31 grudnia 2017 r. termin mija 30 stycznia 2018 r. Termin ten obowiązuje również w przypadku składania sprawozdania częściowego przy realizacji zadań wieloletnich.

Organizacje pozarządowe, sprawozdając się z realizacji zadań zleconych przez administrację publiczną, muszą korzystać z odpowiedniego wzoru sprawozdania. Podstawowym i najczęściej stosowanym wzorem jest formularz z rozporządzenia do ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Rozporządzenie to obowiązuje od września 2016 r. – wprowadzone nim wzory ofert, umów i sprawozdań w praktyce zaczęły być stosowane przy konkursach ogłaszanych pod koniec 2016 r. i w 2017 r. Zawsze warto też sprawdzić w dokumentacji konkursowej, jakiego sprawozdania wymaga instytucja, która przekazała nam środki na realizację projektu.

OBOWIĄZEK 2: Roczne deklaracje PIT – dla NGO, które zatrudniają pracowników / współpracowników

Organizacja pozarządowa (płatnik) zatrudniająca pracowników (na etat) albo współpracowników (na umowę zlecenie, umowę o dzieło) przez cały rok, na bieżąco odprowadza do Urzędu Skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od umów zawartych z pracownikami i współpracownikami.

Po zakończeniu roku NGO sporządza deklaracje PIT zawierające informacje o odprowadzonych do Urzędu Skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Najczęściej są to:

PIT-4R – roczna zbiorcza deklaracja o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych

PIT-8AR – roczna zbiorcza deklarację o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na zryczałtowany podatek od osób fizycznych

PIT-11 – roczna deklaracja dla każdej zatrudnionej osoby zawierającą informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przypominamy najważniejsze zasady dotyczące rocznych deklaracji PIT:

W przypadku zatrudniania przez organizację pozarządową więcej niż 5 osób (liczą się wszystkie rodzaje umów, nie tylko umowy o pracę, ale także umowy umowę zlecenia i umowy o dzieło), deklaracje PIT do urzędu skarbowego wysyłane są wyłącznie przez internet.
zobacz też informacje na stronie Ministerstwa Finansów

Deklarację PIT przez internet organizacja może wysłać poprzez: używany program księgowy, mający moduł wysyłania deklaracji elektronicznie system e-deklaracje.gov.pl
Uniwersalną Bramkę Dokumentów (rozwiązanie stosowane przede wszystkim przez podmioty zatrudniające pracowników na masową skalę)
Do wysyłania deklaracji PIT przez internet konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Koszt „wyrobienia” takiego podpisu to ok. 300 zł. O wysłanie PIT-ów przez internet można też poprosić biuro księgowe (zlecić). Koszty mogą okazać się mniejsze niż przy wykupieniu podpisu.
Termin złożenia zbiorczych deklaracji PIT (PIT-4R, PIT-8AR) przez internet mija 31 stycznia 2018 r.
W przypadku zatrudniania przez NGO nie więcej niż 5 osób, deklaracje PIT do urzędu skarbowego organizacja pozarządowa może wysłać: w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej (jak w przypadku organizacji zatrudniającej więcej niż 5 osób)
Czyli organizacja, która zatrudniania nie więcej niż 5 osób ma wybór. zobacz też informacje na stronie Ministerstwa Finansów
Termin złożenia deklaracji PIT w wersji papierowej zarówno zbiorczych (PIT-4R, PIT-8AR), jak i indywidulanych (np. PIT-11) mija 31 stycznia.

OBOWIĄZEK 3: Podjęcie decyzji o rodzaju prowadzonej księgowości

Księgowość to obowiązek dotyczący wszystkich NGO (fundacji, stowarzyszeń rejestrowych i zwykłych, klubów sportowych). Księgowość musi być prowadzona nawet wtedy, gdy jedynym przychodem stowarzyszenia są składki członkowskie.
Od 1 stycznia 2016 r. (już trzeci rok) organizacje pozarządowe mogą zdecydować się na prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, która dedykowana jest małym organizacjom, spełniającym określone warunki. Przede wszystkim organizacje takie nie mogą prowadzić działalności gospodarczej, ani mieć statusu organizacji pożytku. Innym ważnym warunkiem jest wysokość rocznych przychodów w roku poprzedzającym wybór uproszczonej ewidencji. Przychody te nie mogą przekroczyć 100 tys. zł.

Jeśli NGO zdecyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, informację taką musi zgłosić do swojego urzędu skarbowego do 31 stycznia 2018 r.

W 2018 r. (drugi rok z rzędu) organizacje nie wybierają już księgowości dla jednostek małych, jednostek mikro czy też pełnej księgowości (jak to miało miejsce jeszcze w 2016 r.). Rok 2017 przyniósł nowy rodzaj sprawozdania finansowego dedykowany specjalnie organizacjom pozarządowym. Sprawozdanie dla organizacji opisuje załącznik 6 do ustawy o rachunkowości. Ten rodzaj prowadzenia księgowości i sprawozdawania się jest od 2017 r. "domyślny" dla organizacji pozarządowych. Dlatego też, brak decyzji w sprawie wyboru sprawozdania oznacza automatyczne obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego z wykorzystaniem wzoru dedykowanego organizacjom pozarządowym (z załącznika 6 do ustawy o rachunkowości).

OBOWIĄZEK 4: Uaktualnienie planu kont księgowych

Każda organizacja pozarządowa musi mieć politykę rachunkowości – obowiązkowy dokument opisujący zasady prowadzenia rachunkowości w organizacji. Obowiązkowym załącznikiem do polityki rachunkowości jest plan kont księgowych. Plan kont to numeryczny wykaz kont księgowych (zbiorów), w których rejestrowane są dane finansowe (np. przychody, koszty, majątek trwały).

Plan kont składa się z kont podstawowych (syntetycznych), określających główne rodzaje, grupy księgowanych danych (np. grupa przychody, grupa koszty, grupa majątek trwały) oraz z kont pomocniczych (analitycznych), które pozwalają na bardziej szczegółowe opisanie informacji zawartych na kontach syntetycznych (np. przychody mogą być rozbite na przychody z dotacji nr 1, przychody z dotacji nr 2… albo np. na przychody z działalności nieodpłatnej (statutowej) i przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego).

Plan kont jest tworzony zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, powinien jednak również odzwierciedlać działalność organizacji pozarządowej. Dlatego jeśli NGO ma w 2018 r. np. nowe dotacje lub inne źródła finansowania, plan kont powinien być uaktualniony.

Jak aktualizować plan kont w NGO?

• w przypadku otrzymywania dotacji ze środków publicznych należy sprawdzić, czy układ planu kont odpowiada aktualnie realizowanym projektom i zadaniom publicznym finansowanym z dotacji (które muszą być wyodrębnione księgowo) i jeśli jest taka potrzeba, dodać odpowiednie konta odpowiadające danej dotacji i jej kosztom
• w przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności odpłatnej pożytku publicznego należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał)
• w przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności gospodarczej należy sprawdzić, czy układ planu kont zawiera rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał)
• w przypadku organizacji pożytku publicznego (OPP) należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla: przychodów z 1%, kosztów (wydatków) z 1%, wydatków związanych z promocją finansowanych z 1%.

Plan kont można modyfikować także w trakcie roku obrotowego (podatkowego). Ma to miejsce wtedy, jeśli np. NGO otrzyma dotacje w ciągu roku albo rozpocznie działalność odpłatną pożytku publicznego i w planie kont trzeba będzie dodać nowe pozycje.

Źródło: ngo.pl